研究生办理出国(境)手续(2020-2021学年)

在校研究生到国(境)外参加学术活动和进行学术访问,均须办理研究生出访申报手续,具体流程如下:

本学期出国(境)手续的办理方法可能发生较大变化,请以届时通知为准。

疫情防控期间,新办出访手续需经导师、院系研判,并附相关说明材料。

(一)出访申报手续

1.无论经费来源,研究生均须于出访前办理北京大学学生出访申报手续,该项手续不予补办

2.办理程序:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→点击“全部”→点击“个人服务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 打印《北京大学学生出访申报表》(以下简称《申报表》)→ 按顺序办理各项签字盖章。

3.持打印出的经导师、院系行政和党委负责人签字盖章后的《申报表》原件、复印件及邀请函复印件至院系教务老师处审核。

4.院系审核通过后,学生自行登陆校内门户查看研究生院审核结果,如:

(1)、研究生院审核通过,学生可于周一至周五的工作时间(寒暑假另行安排),持出访申报表原件、复印件和邀请函复印件(临近毕业同学需附保证书,定向、委培且不转档者需附委托函)至研究生事务中心(新太阳学生中心105)盖章,出访超过180天的还需办理保留学籍手续,在完成各部门手续后将保留学籍离校转单交回研究生院。研究生院留存《申报表》复印件、邀请函复印件及其它相关材料。

(2)、 研究生院审核未通过,学生可在“研究生院审批意见”栏查询到未通过原因。

  1.   5. 持研究生院审核完成的《申报表》原件及邀请函复印件前往国际合作部办理剩余手续。

(二)注意事项

1.学生所填报出访日期应与离京和抵京的时间相一致。

  2.非英文的外文邀请函需翻译,本人及导师在翻译件上签字确认。

3.若为院系与对方学校的双学位联合培养项目,学生需附协议复印件。

  4. 研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于三个月,确因学术需要且出访时间较短不影响毕业、就业相关手续的,需签订保证书。

预计七月毕业:预计回校时间在当年5月1日-7月1日之间,需提交保证书。

预计一月毕业:预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间,需提交保证书。

 长期项目(超过180天)的回校时间,预计七月毕业不允许晚于当年5月1日;预计一月毕业不允许晚于前一年11月1日。                                

  5.档案不在北京大学的研究生,原则上应回原单位办理相关手续,并将有关批件复印件交至研究生院备案。特殊情况,在学校办理的,除附校内要求材料外,还应附档案所在单位出具的《委托函》,委托北京大学办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托北京大学办理”等相关字样。

  6.出国(境)180天以上者应保留学籍。出国(境)前须办理出访手续和保留学籍离校手续,并于出国(境)前将办理完成的“出国(境)保留学籍手续单”交回至研究生院。回国后一周内(寒暑假顺延),登录校内门户,录入实际离京和抵京日期并提交出国总结后,打印复学手续单至新太阳学生中心105盖章并在各个部门办理完毕后,到院系教务老师处注册。

7.在校期间的出国(境)学习视为培养过程的一部分,如需延长在校学习年限,延长期间,学费、住宿、奖学金等事宜参照学校相关规定。

8.研究生因私出国(境),应在校历规定的假期期间,不用经研究生院批准。

研究生院培养办公室

2020年9月